Finanzas

Primero lo primero: ¿Qué son KPIs?

KPI (sigla del inglés Key Performance Indicator) en español, Indicador Clave de Rendimiento.

Estos indicadores son las medidas o números que se utilizan para medir la evolución de una compañía. La importancia de estos indicadores es esencial para la gestión de desempeño de una empresa. Sin ellos, sería difícil realizar ajustes para la empresa. 

Por ejemplo, utilizamos KPIs para medir el rendimiento de las ventas de la empresa, la satisfacción de los clientes, el desempeño de los empleados, etc.

Existen miles de indicadores que pueden ser de gran ayuda para todo tipo de empresas. Es importante saber escoger los indicadores clave para tu empresa, y no caer en la práctica de querer medirlo todo. Para así lograr detectar posibles cambios para tu empresa.

Tener tus KPIs bien definidos es parte fundamental de la estrategia de gestión de tu empresa. 

Entendamos un poco más cómo funcionan los indicadores para luego poder entender los KPIs más importantes de crecimiento en IT. 

 

¿Para qué sirven los indicadores claves de rendimiento? 

  1. Nos ayudan a entender la efectividad de cada plan estratégico en nuestra empresa. 
  2. Se facilita analizar información que nos llevará a tomar mejores decisiones para la empresa. 
  3. Permite que conozcamos qué tan alineadas están las distintas áreas con los objetivos de nuestra empresa. 
  4. Comparar distintos resultados con la información obtenida. 
  5. Permite poder optimizar puntos específicos para la mejora de nuestras estrategias. 

¿Qué características debe tener un KPI?

Para que los indicadores funcionen correctamente deben cumplir con ciertas características

  • Alcanzable (los objetivos planteados deben ser realistas)
  • Medible (un KPI debe poder medirse)
  • Relevantes (selecciona los datos más importantes)
  • Periódico (el indicador debe ser analizable periódicamente; mensual, trimestral, anual, etc.)
  • Exacto (la información elegida debe de ser precisa) 

¿Cómo definir qué KPI deberías utilizar? 

Para saber definir los KPIs para tu empresa deberás utilizar los siguientes 5 pasos: 

Paso 1: Ten presente tus objetivos y estrategias 

Identifica los problemas principales en tu empresa o qué necesita tu empresa medir. Por ejemplo, una tienda nueva de vestidos de baño utiliza el KPI del porcentaje de devoluciones al almacén porque se alinea con su principal objetivo de brindar productos de calidad que siempre mantengan al cliente satisfecho. 

Paso 2: Método SMART para definir KPIs

Para definir tus KPIs, la metodología SMART te ayudará 

  • Específico: Debes ser lo más específico y detallado posible. Debes tener claro qué es lo que quieres lograr.
  • Medible: Tus objetivos deben ser perfectamente medibles.
  • Alcanzable: Antes de trabajar en alcanzar un objetivo debes saber si puedes lograrlo.
  • Relevante: Los objetivos deben estar relacionados a tu misión y visión de la empresa.
  • Ubicado Temporalmente: Debes definir el tiempo que te tomará alcanzar tus objetivos. Los objetivos sin tiempo establecido suelen quedar en el olvido.

Paso 3: Hazte preguntas abiertas 

  • ¿Qué quieres medir?
  • ¿Por qué necesitas medir esos datos?
  • ¿Están alineados con las metas de negocio?
  • ¿Cómo puedes medir su progreso?

Paso 4: Define la frecuencia de medición

¿Con qué regularidad medirán la efectividad de tus KPIs?

  • Bimestral 
  • Trimestral 
  • Semestral 
  • Anual 

Paso 5: Comparte los KPIs con tu equipo 

Es de gran importancia comunicar a tu equipo los KPIs. Esto ayudará a que tu equipo trabaje en conjunto para alcanzar los objetivos establecidos.  

Te estarás preguntando pero,

¿qué KPIs puedo utilizar?

Existe una infinidad de KPIs que puedes utilizar para mejorar tus estrategias empresariales. Sin embargo, a continuación hablaremos un poco sobre algunos de los KPIs más importantes en el sector IT(Information Technology); tecnología de la información. 

Los KPIs llegan a ser esenciales en la planificación estratégica de IT. Ya que ayudan a las empresas a tomar decisiones presupuestarias basadas en un contexto compartido y un sistema que permite a los expertos en tecnología establecer sus propios planes de gastos. Es importante mencionar que estos planes necesitan indicadores que muestren los fundamentos financieros, la innovación y la agilidad que respalda a la estrategia empresarial demostrando de que IT está aportando valor a la empresa. 

Y ahora: Top KPIs en IT

Ingresos anuales por consultor facturable (Annual Revenue per Billable Consultant) 

Ingresos totales / número de consultores

Es un indicador aproximado de cuántos ingresos generan sus recursos facturables cada año y la productividad del equipo de servicios de tecnología. Este número debe ser más alto que el costo total promedio de consultores. Lo que significa que los consultores deben estar generando más ingresos de lo que cuesta emplearlos.

Una buena regla general para esta métrica: de una a dos veces el costo total del consultor promedio. 

Cuanto mayor sea el ingreso por consultor mejor. 

Margen Bruto (Gross Margin)

La diferencia entre los ingresos y el coste de los bienes vendidos dividido por los ingresos. Se expresa como un porcentaje.

La única constante en la industria de servicios tecnológicos es el cambio. Las empresas deben innovar con frecuencia para poder aprovechar la tecnología de vanguardia como (big data, la nube, etc.) Con la introducción de esta nueva tecnología, la competencia es cada vez mayor. Lo que obliga a las empresas a adaptarse y a brindar los servicios más innovadores para que sigan siendo relevantes para los clientes. Es de gran importancia tener una visión del márgen de cada servicio que se ofrece para que cuando exista la oportunidad de implementar nuevos servicios se pueda comparar el impacto de cada servicio de la empresa a lo largo del tiempo. 

Días de Pago (Days Sales Outstanding or Days Receivable)

Los días de pago pendientes representan el tiempo medio que tarda una empresa de IT en recibir el pago de sus clientes. Dado que este tipo de empresas negocian con contratos y muy rara vez reciben pagos por adelantado. Los días de pago pendientes son fundamentales para mantener un flujo de caja constante ya que, permitirá a la empresa realizar más inversiones. 

Negociar condiciones de pago de los clientes por adelantado y tenerlas definidas es una estrategia para mantener los días de pago lo más bajo posible. Entre menor sea el número de días, mejor será para la empresa. 

Gasto bajo Contrato (Spend Under Contract)

Es el porcentaje de gastos de compras gestionado por un contrato. La adquisición de bienes y servicios mediante contratos pre negociados permite una mejor negociación de precios. Cuanto mayor sea este porcentaje, será más probable que la compañía pueda ahorrar dinero en bienes y servicios. 

Estos gastos se revisan con regularidad y se gestionan internamente para garantizar que los empleados utilizan las tarifas y condiciones estipuladas. 

Fill Rate 

Es un indicador que mide la cantidad que entregamos a los clientes con respecto a lo que nos solicitaron. En otras palabras, es la satisfacción de los pedidos en base al inventario. Este indicador logra determinar la eficacia con la que se satisface la demanda de los consumidores y determina qué tan bien el proveedor administra su inventario. 

Entre más alto sea el porcentaje mayor es la capacidad de lograr satisfacer las necesidades y satisfacción del cliente. 

Referenciabilidad de clientes (Customer Referenceability)

Porcentaje de la base total de clientes dispuestos a compartir su experiencia positiva con la empresa. Se utiliza para crear más demanda. 

Finance FTEs per $100M Rev

Un cálculo de cuántos recursos del departamento de Finanzas en ETC (equivalente a tiempo completo) se necesitan por cada 100 millones de dólares de ingresos obtenidos.

Existen miles de indicadores. Sin embargo, estos son algunos de los que empresas del sector utilizan en sus estrategias.

 

¿Qué pensáis? ¿Nos dejamos alguno que creéis imprescindible?

 

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