Claves para asegurar el éxito de un Proyecto NetSuite
En general, cuando hablamos de ayudar a un cliente a migrar a la nube, implementar un nuevo sistema ERP, o cambiar a una nueva plataforma CRM, la ejecución de una implementación en general puede ser un pequeño dolor de cabeza.
Implementar un nuevo software puede ser un trabajo muy complicado y lo más recomendable al momento de llevar a cabo un proyecto NetSuite, es contar con un gran equipo de profesionales con experiencia en el manejo de la plataforma, que guíen a sus clientes y sus empleados a lo largo del camino.
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Es común que clientes menos expertos en tecnología asuman que ejecutar un proyecto NetSuite es tan fácil como pulsar un botón. Pero en realidad implica inversión de tiempo de planificación, pruebas de unidad y sesiones de trabajo de personalización, sin mencionar el entrenamiento posterior a los usuarios.
Si queremos llevar asegurarnos de que nuestro próximo proyecto NetSuite sea un éxito rotundo, debemos tomar en cuenta algunos consejos y trucos para ayudar al cliente y al equipo durante cada etapa.
Primero: Planifica la implementación de tu Proyecto NetSuite
El primer paso de la fase de planificación es organizar una sesión de descubrimiento y análisis con el cliente. Debemos familiarizarnos con el modelo de negocio del cliente, identificar el proceso actual y reconocer las áreas en las que NetSuite puede impulsar a la empresa. Esto se logra, mediante la creación de un Documento de Requisitos de Negocio (BRD).
Segundo: Involucra a todo el equipo
El éxito de todo proyecto NetSuite pasa por garantizar que toda la empresa está involucrada con el nuevo cambio de software. Es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo interno, comenzando por la dirección, entienden el proyecto y los beneficios de la implementación.
Los miembros de la dirección son las piezas más importantes en la toma de decisiones financieras, por lo que deben ser incluidos en las primeras etapas del proyecto NetSuite. De lo contrario, pueden generarse problemas de comunicación, lo que puede reflejarse en importantes retrasos y un aumento del costo inicial del proyecto.
Tercero: La importancia de comprender y depurar los datos
Después de definir tu Requerimientos de Negocio, debes dedicarte a analizar los datos de la compañía. Si los resultados muestran que los datos son descuidados, con múltiples formatos desordenados e información faltante, será una actividad adicional depurarlos antes de avanzar el proyecto NetSuite. Si saltamos este paso, podemos encontrar errores en el proceso de migración de datos.
Cuarto: Comienza la etapa de configuración e implementación
Una vez culminadas las etapas anteriores, estás listo para ejecutar el software, dando paso a la etapa de configuración y despliegue del proyecto NetSuite.
Esta es la parte más complicada del proyecto. Es importante aclarar al cliente que en esta etapa pueden experimentar cambios en su rutina de trabajo. Nunca debemos subestimar el tiempo que puede tomar esta etapa, ya que puede prolongarse y afectar todo el proyecto de forma no deseada.
Durante la etapa de análisis del proyecto NetSuite es donde notarán la importancia de haber planificado una metodología de ejecución concisa, con objetivos cronológicos y un itinerario detallado para la configuración. Siempre se debe notificar al cliente la forma en la que va fluyendo el proyecto de acuerdo a lo planificado y registrar cualquier retraso.
Quinto: Personalización de NetSuite, la parte divertida.
En este punto, ya debes conocer un poco más a tu cliente para poder identificar qué tipo de personalización le gustaría más y le sería más útil: SuiteScripting, o SuiteFlow.
Si el cliente decide utilizar SuiteScripting, entonces debemos contactar al desarrollador NetSuite para garantizar que el tablero de mandos proporcionará un proceso automatizado sin problemas para el negocio del cliente. Si, por el contrario, el cliente prefiere SuiteFlow para que su personal no técnico pueda configurar sus propios flujos de trabajo, pasarás más tiempo diseñando el tablero con tu cliente y su equipo.
Sexto: Pruebas de unidad de NetSuite, el turno del Desarrollador NetSuite.
En esta etapa el desarrollador NetSuite toma en volante, pero el Administrador será el intermediario para asegurarse que todo funcione según lo esperado. Ambos trabajarán muy de cerca, comprobando que los requisitos del cliente se cumplan.
Es fundamental una comunicación abierta entre los desarrolladores y otros miembros del equipo. Esto aumentará las posibilidades de producir, probar y lanzar un excelente producto final.
Séptimo: Invertir en la formación de usuarios finales de NetSuite
Debemos informar al cliente durante las primeras etapas del proyecto que la formación debe ser un proceso continuo. La formación NetSuite debe prolongarse hasta incluso mucho después de que se haya desplegado el nuevo software y se dé por terminado el Proyecto NetSuite.
Es beneficioso para la empresa invertir en la formación continua y los recursos a medida que puedan ser proporcionados a sus empleados. Esto le ahorrará inversiones posteriores y permitirá que los empleados puedan aprovechar el recurso de forma óptima, maximizando los beneficios para la compañía.
Octavo: ¡Llego el momento de poner en marcha el proyecto NetSuite!
En este día, aleja los nervios y enfócate en tratar de que todo funcione según el plan original. De igual forma, por si algo sale mal, prepárate con una lista de control para ofrecer soluciones rápidas y que esto no empañe el momento.
- Revisa el plan original del proyecto BRD y que cada requisito se haya presentado.
- Ejecuta un simulacro para detectar cualquier problema final.
- Asegúrate de que el C-suite de la compañía esté contento con el producto final.
- Asegúrate de que todos estén al tanto de la fecha de inicio.
- Asegúrate de que el cliente esté preparado para medir la adopción del usuario de pista con los KPIs correctos.
- Solicita al cliente que establezca un servicio de ayuda interna para que los usuarios puedan contactar rápidamente con el equipo de administración interna de la empresa.
- Registra las sugerencias, revisiones y mejoras para las futuras fases de implementación del sistema.
Noveno: ¡Implementación exitosa! ¿Qué sigue?
¡Lo lograste! La implementación de NetSuite ha sido todo un éxito. Sin embargo, es crucial permanecer involucrado con el cliente al menos durante los primeros meses. Debes asegurarte de que los KPIs se están cumpliendo y que los informes que se configuraron durante la implementación están funcionando correctamente.
Trabajar en conjunto con los líderes de equipo de la empresa permite verificar que los datos se están utilizando para impulsar las decisiones empresariales y la gestión de cambios críticos. Además, establecer una estrategia de apoyo para la solución de problemas y una formación continua garantizará un cliente satisfecho.
