Salesforce y NetSuite
Salesforce y NetSuite, conectados
Tener los dos no es el problema. El problema es que cada uno se cree la fuente de la verdad, y nadie ha decidido cuál lo es para cada dato.
Esta página cuenta cómo lo repartimos: qué sincronizar, qué conviene dejar quieto y con qué herramienta hacerlo.
Las dos mitades, en la misma casa
Estas integraciones se tuercen casi siempre por lo mismo: el partner de un producto no entiende el otro, y las dos consultoras se pasan los problemas.
SuiteUP es la consultora NetSuite del grupo. Kaizen es la de Salesforce, partner desde 2011. Es el mismo equipo y la misma factura.
Los dos se creen la fuente de la verdad
Salesforce es el dueño de la relación comercial hasta que se firma. NetSuite es el dueño de todo lo que tiene consecuencia económica. Mientras cada uno se quede en su mitad, no hay conflicto.
El conflicto aparece cuando nadie lo ha escrito, y entonces los dos sistemas escriben sobre lo mismo.
Cómo se nota que está pasando
- El mismo cliente existe dos veces, con dos NIF distintos.
- El precio del presupuesto no es el que sale en la factura.
- Comercial promete una fecha de entrega que el almacén no puede cumplir.
- Nadie se fía del informe de ventas, porque el CRM y el ERP dan cifras distintas.
- Administración recibe pedidos por correo y los vuelve a teclear.
Quién manda sobre cada dato
Esta tabla es la parte que hay que acordar antes de tocar una sola línea. Con esto decidido, la integración es trabajo. Sin esto decidido, es una discusión que vuelve cada mes.
| Dato | Quién manda | Hacia dónde viaja | Por qué |
|---|---|---|---|
| Cuenta y cliente | Salesforce antes de la primera venta, NetSuite después | En los dos sentidos, por fases | El prospecto nace en el CRM. En cuanto se le factura, el maestro pasa a ser el ERP, que es quien tiene el NIF, la dirección fiscal y el riesgo concedido. |
| Contactos | Salesforce | Salesforce a NetSuite | Los mantiene quien habla con el cliente, no quien le factura. |
| Oportunidades y pipeline | Salesforce | No viaja | NetSuite no necesita tu embudo. Llevarlo allí solo añade objetos que nadie mira. |
| Catálogo y tarifas | NetSuite | NetSuite a Salesforce | El precio que se puede facturar es el del ERP. Si el CRM tiene otro, tu equipo comercial está vendiendo a un precio que no existe. |
| Pedido de venta | NetSuite | Salesforce a NetSuite, una sola vez | Es el punto de traspaso: la oportunidad ganada crea el pedido y a partir de ahí manda el ERP. |
| Stock y disponibilidad | NetSuite | NetSuite a Salesforce, solo lectura | Para que nadie prometa una fecha de entrega que el almacén no puede cumplir. |
| Facturas y cobros | NetSuite | NetSuite a Salesforce, solo lectura | Que el comercial vea si su cliente paga, sin poder tocarlo desde el CRM. |
| Asientos, impuestos y cierre | NetSuite | No viaja | No hay ningún motivo para que la contabilidad salga del ERP. |
Qué no sincronizar
Es la mitad del trabajo, y la que nadie cuenta. Cada flujo que no montas es un flujo que no se rompe, no hay que documentar y no hay que volver a probar en cada versión.
01
El mismo campo en los dos sentidos
Un campo con dos dueños no tiene dueño. En cuanto los dos sistemas pueden escribirlo, el último que grabe gana, y nadie sabrá cuál era el bueno. Para cada dato se decide un maestro y el otro lado lo recibe en solo lectura.
02
El histórico entero
Nadie necesita en Salesforce las facturas de hace diez años. Se migra lo que el equipo comercial va a mirar de verdad, normalmente los dos últimos ejercicios, y el resto se consulta en el ERP.
03
La contabilidad
Asientos, conciliación, impuestos y cierre no tienen ninguna utilidad en un CRM, y en cambio convierten cualquier cambio en el plan contable en una incidencia de integración.
04
Los campos que pidió alguien una vez
Cada campo sincronizado es una cosa más que se puede romper y que hay que probar en cada versión. Si nadie sabe explicar qué decisión se toma mirándolo, no se sincroniza.
05
Todo en tiempo real
Casi nada lo necesita. El stock sí, el histórico de facturas no. Cada flujo instantáneo consume gobernanza de API y multiplica los puntos de fallo, así que el tiempo real se reserva para lo que cambia una decisión en ese momento.
Con qué se conecta
Conviene saberlo antes de empezar: ni Oracle ni Salesforce traen la conexión de serie. Siempre hay algo en medio, y solo hay tres caminos.
Conector de AppExchange
Aplicaciones que se instalan dentro de Salesforce y hablan con NetSuite sin nada en medio, como Breadwinner. Se configuran en días.
Encaja cuando el flujo es el estándar (cuenta, pedido, factura) y no hay que transformar apenas nada.
Plataforma de integración
Un iPaaS entre los dos: Celigo, Boomi, Workato o MuleSoft, que además es de la propia Salesforce. Traen plantillas ya hechas para este par.
Encaja cuando hay un tercer sistema en juego (ecommerce, almacén, banca) o reglas de negocio que transformar.
Desarrollo contra las API
SuiteTalk por el lado de NetSuite y las API REST y Bulk por el de Salesforce, con la lógica escrita a medida.
Encaja cuando el proceso es tan tuyo que ninguna plantilla lo describe. Es la vía con más control y la que más cuesta mantener.
El criterio no es cuál es mejor, es cuánto se va a mover esto en los próximos tres años. Un flujo estándar que nadie va a tocar no justifica una plataforma. Un proceso que cambia cada trimestre no se sostiene con desarrollo a medida.
Un solo interlocutor para los dos lados
Lo habitual en estos proyectos es tener dos consultoras, cada una experta en su producto y ninguna responsable del punto donde se juntan. Cuando algo falla, la conversación es sobre de quién es la culpa.
Aquí no hay ese punto ciego. SuiteUP lleva NetSuite y Kaizen lleva Salesforce, y son la misma empresa, con el mismo equipo y la misma factura.
Si lo que tienes en marcha es NetSuite y quieres que alguien se ocupe de él de forma continuada, eso lo cuenta NetSuite Outsourced.
Y si todavía estás decidiendo si te hace falta Salesforce teniendo NetSuite, empieza por NetSuite CRM o Salesforce.
¿Hablamos de tu integración?
Cuéntanos qué tienes en cada lado y qué es lo que hoy se teclea dos veces. Te decimos qué se puede conectar, qué no compensa y por dónde empezaríamos.